TATA CARA MENERIMA TAMU KANTOR

Tamu   kantor  adalah   seseorang   atau kelompok yang datang ke suatu kantor atau perusahaan untuk kepentingan tertentu.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama.

Hal-Hal yang perlu Diperhatikan dalam Menerima Tamu

—  Apabila Pimpinan sudah ada janji, sementara Pimpinan sedang ada tugas di luar kantor, harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan)

—  Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman

—  Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :

a.          Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

—   buku tamu

—   kartu pengenal tamu

—   majalah/Koran

—   brosur/katalog perusahaan

—   tempat sampah/asbak

b.          Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima, memberikan bantuan dan bersahabat.

Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

—     Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.

—     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

—     Apabila tamu datang, segera sambut, jangan sekedar menengok ke samping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

Lanjutan...

—     Ketika mengantar tamu tunjukan ke arah yang dituju dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.

—     Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.

Lanjutan...

—     Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, Anda masuk dulu, dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

—     Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

Hal-hal yang Harus Dilakukan Sekretaris Saat Menerima Tamu Kantor

—     Mempersilahkan tamu duduk di tempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.

—     Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang ke atas tidaklah baik.

—     Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya, hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

Petunjuk Praktis dalam Menghadapi Tamu Kantor

§    Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.

§    Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.

§    Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.

§    Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.

§    Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.

§    Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.

§    Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

Jenis-Jenis Tamu dan Cara

Pelayanannya

	No.				Jenis Tamu Kantor			Kondisi atau Sikap Sekretaris
	1.				Tamu dengan Perjanjian			ü  Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin ü  Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta
	2.				Tamu tak dikenal			ü  Sapa dan tanyakan keperluannya ü  Bila tamu dapat diterima, persilahkan duduk ü  Bila tamu ditolak, berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu
	3.				Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya			ü  Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap, sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut ü  Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar
		No.		Jenis Tamu Kantor			Kondisi atau Sikap Sekretaris
		4.		Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian			ü Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
		5.		Anggota keluarga atau teman atasan			ü Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
		6.		Tamu yang tak diinginkan			ü  Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu ü  Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
No.			Jenis Tamu Kantor			Kondisi atau Sikap Sekretaris
7.			Pramuniaga atau salesman			ü  Perlakukan dengan baik ü  Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini
8.			Tamu lanjut usia atau cacat fisik			ü Perlakukan sewajarnya, waspada dan bersiaplah membantu bila diperlukan
9.			Anggota keluarga atau teman dekat Sekretaris			ü  Terima secara wajar, tidak gaduh ü  Bila hendak membicarakan masalah yang memakan waktu lama, ajak ke ruang tamu ü  Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja
10.			Tamu ketika atasan membatalkan janji			ü  Meminta maaf dan jelaskan alasanya ü  Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru

Contoh Bentuk Percakapan saat Menerima Tamu

“Selamat pagi/siang/bapak/ibu (jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”

Contoh Bentuk Percakapan saat Meminta

Tamu untuk Mengisi Form Data Tamu

“Mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”

Contoh Bentuk Percakapan saat

Mengatakan bahwa Pimpinan Tidak Ada

“Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan

menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau

“Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat, bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?” (sebutkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).

BUKU TAMU

Secara garis besar, form buku tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. Untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus ditandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

No.	Nama Tamu	Instansi	Alamat Instansi	Tujuan Bertamu	Tanggal Bertamu	Paraf		Ketr.
						Tamu	Penerima Tamu